医療事務の会計・レジ締めのやり方｜窓口でお金のミスを防ぐ5つのコツ
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医療事務の「会計」はどんな仕事？
医療事務の仕事の中でも、患者さんと直接お金をやりとりするのが窓口会計です。
診察が終わると、患者さんは窓口で支払いをします。医療事務は金額を伝えて、お金を受け取り、おつりと領収証を渡します。
一日の終わりには、レジのお金と記録が合っているかを確かめるレジ締めもあります。
「お金を扱うのはこわい」と感じる人も多いですよね。でも、流れと確認のポイントを知っておけば、ミスはかなり減らせます。この記事では、会計とレジ締めの基本をやさしく説明します。
窓口会計の基本の流れ
医療機関によって少しずつちがいますが、大まかな流れはこうです。
- 会計の準備：診察が終わると、医事コンピュータ（レセコン）や電子カルテで、その日の金額が計算されます。
- 患者さんを呼ぶ：名前を呼ぶときは、同じ名前の人とまちがえないよう、生年月日なども確かめます。
- 金額を伝える：「本日は1,230円です」と、はっきり伝えます。
- お金を受け取る：「2,000円お預かりします」と、受け取った金額を声に出します。
- おつりを渡す：「770円のお返しです」と言いながら、目の前で数えて渡します。
- 領収証・明細書を渡す：次回の予約や処方箋があれば、いっしょに渡します。
ポイントは、金額を毎回声に出すことです。自分の確認にもなりますし、「1万円を出したのに」といった行きちがいも防げます。
知っておきたい会計のルール
10円未満の端数は四捨五入
患者さんが窓口で払うお金（一部負担金）は、10円未満を四捨五入します。たとえば計算結果が1,234円なら1,230円、1,235円なら1,240円です。
ふだんはレセコンが自動で計算してくれます。ただ、仕組みを知っておくと、患者さんに聞かれたときにも落ち着いて答えられます。
領収証は無料で渡す決まり
保険診療を行う医療機関は、領収証を無料で渡すことが決められています。
また、どんな検査や薬が使われたかがわかる明細書も、原則として無料で渡します。中には「明細書はいりません」と言う患者さんもいるので、職場のルールに合わせて対応しましょう。
支払い方法は職場ごとにちがう
現金だけの医療機関もあれば、クレジットカードやQRコード決済、自動精算機を使うところもあります。働き始めたら、まずどの支払い方法に対応しているかを確かめておきましょう。
レジ締めのやり方
レジ締めは、その日の仕事の「答え合わせ」です。一般的には次の手順で行います。
- レセコンで日計表を出す：その日に受け取るはずの金額の合計が出ます。
- レジのお金を数える：お札と小銭を種類ごとに分けて数えます。
- つり銭（準備金）を引く：朝にレジに入れていたおつり用のお金を引きます。
- 金額を比べる：「日計表の金額」と「実際に増えたお金」が同じか確かめます。
- 記録して報告する：結果を記録し、決められた人に報告します。
カードやQRコードで払われた分は、現金とは別に、利用明細と日計表を照らし合わせます。
お金が合わないときの確認手順
どんなに気をつけても、お金が合わない日はあります。あわてず、次の順番で確かめましょう。
- 数えまちがいはないか：もう一度、別の人にも数えてもらいます。
- おつりのまちがいはないか：500円玉と100円玉、5,000円札と1,000円札の取りちがいはよくあります。
- 入力のまちがいはないか：会計を取り消したのに、記録に残っていないことがあります。
- 未収金はないか：「今日は手持ちがないので次回払います」という患者さんの分が、記録されているか確かめます。
- 支払い方法の取りちがいはないか：カード払いの分を現金として記録していないか見直します。
それでも合わないときは、自分だけでうめ合わせをしないことが大切です。正直に報告して、職場のルールに従いましょう。
会計ミスを防ぐ5つのコツ
1. 受け取ったお金は、すぐにしまわない
お札を受け取ったら、おつりを渡し終わるまでトレーの上などに置いておきます。「いくら出したか」で行きちがいになったとき、すぐに確かめられます。
2. 金額は必ず声に出す
「お預かりします」「お返しです」と金額を言うだけで、聞きまちがいや数えまちがいに気づきやすくなります。
3. 名前と生年月日で本人確認
同じ名字の患者さんはめずらしくありません。会計のときも、本人確認を習慣にしましょう。
4. 忙しいときほどゆっくり
待合室が混んでいるとあせりますが、急ぐとミスが増えます。一人ひとり確実に対応するほうが、結果的に早く終わります。
5. わからないことはすぐ聞く
公費や保険が変わった患者さんなど、いつもとちがうケースは先輩に確認しましょう。「聞くのは恥ずかしい」と思わなくて大丈夫です。
まとめ
医療事務の窓口会計は、手順と確認のポイントを押さえれば、未経験の方でも身につけられる仕事です。
- 金額は声に出して確認する
- 10円未満は四捨五入、領収証は無料で渡す
- レジ締めでは、日計表と実際のお金を比べる
- 合わないときは、順番に原因を探し、正直に報告する
負担割合や公費のくわしい仕組みは、「医療事務の窓口で迷わない！患者さんの負担割合（1割・2割・3割）と公費・高額療養費の基本」の記事でも紹介しています。あわせて読んで、窓口業務への不安を減らしていきましょう。